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Moderationstechniken für den Kaizen-Erfolg

Kaizen - Langfristige Erfolge durch Veränderung in kleinen Schritten! Dies hört sich einfach an, ist für den Moderator allerdings eine ziemlich anspruchsvolle Aufgabe. Denn in einem Workshop läuft häufig nicht alles wie geplant. Damit Ihr nächster Workshop zum Erfolg wird, zeigen wir Ihnen hier, wie Sie typische Moderationsfehler vermeiden und so Schwung in das veränderungskritische Team bringen!

Vielleicht haben Sie selbst schon einmal einen Kaizen-Workshop moderiert? Unsere Kunden berichten uns immer wieder, dass die Blicke der vielen Kollegen einen unerfahrenen Moderator ganz schön beängstigen können. Die Kaizen-Teilnehmer haben unterschiedliche Charaktere, Einstellungen und Ziele. Und bestimmt haben einige schon schlechte Erfahrungen im Zusammenhang mit vorherigen „Verbesserungsworkshops“ gemacht. Denn zu oft geht es dort einfach nur um Kostensenkungen oder es werden Aktionslisten aufgestellt, die dann doch wieder nur in der Schublade landen.

Im Rahmen von Kundenprojekten und Trainings sehen wir immer wieder, dass bereits viele Mitarbeiter so einige Lean Management Methoden kennen. Allerdings bestätigen uns unsere Kunden auch, dass für einen erfolgreichen Kaizen-Workshop die Methoden alleine nicht ausreichen. Gerade die häufig benötigten Moderationskompetenzen sind selten Teil der Ausbildung von Ingenieuren und Technikern. Hier also ein paar Tipps, wie Sie Ihre nächste Kaizen-Moderation effizienter gestalten:

Bestens gewappnet! Ein gängiges Problem in der Moderation von Kaizen-Workshops ist das Zeitmanagement. Oft läuft die Agenda schon nach der Einleitung aus dem Ruder: querschießende Kollegen, Hinterfragung der Sinnhaftigkeit des Meetings und verspätete oder nicht erscheinende Teilnehmer. Wichtig ist: Der Erfolg eines Meetings liegt schon in der Vorbereitung! Die rechtzeitige Einladung der Teilnehmer ist der erste ausschlaggebene Schritt. Ob die Kollegen den Termin bestätigen, sollte akribisch verfolgt werden. Sobald jemand absagt: Vertreter einfordern. Wenn dann noch eine Agenda in Form eines Kaizen-Drehbuchs vorbereitet und der Betriebsrat informiert wird, sind wesentliche Grundlagen gelegt. Wichtig ist auch die Erwartungsklärung vor dem eigentlichen Workshop, um ausschweifende Diskussionen zu vermeiden.

Dranbleiben! Wir wissen: Ein erfolgreich abgeschlossener Kaizen-Workshop bedarf viel Ausdauer und Überzeugungsarbeit. Es gilt: keine halben Sachen. Fliegen Sie nicht zu schnell über die einzelnen offenen Punkte. Die Aktionsliste muss am Ende des Tages nicht nur stehen, sondern auch von allen akzeptiert werden. Auch wenn der Tag schon vorangeschritten ist, sind jetzt gerade Sie als Moderator entscheidend für ein gutes Endergebnis. Geben Sie sich nicht mit Minimallösungen zufrieden und haken Sie nach, auch wenn Sie dafür noch eine „Extrameile“ gehen müssen. Und achten Sie darauf, dass nur die Mitarbeiter, die auch wirklich am Workshop teilnehmern, mit Verantwortlichkeiten versehen werden! Ansonsten ist der Boykott vorprogrammiert.

Präsenz zeigen! Unsere Kunden beklagen sich häufig über unruhige und „undisziplinierte“ Teilnehmer oder im Gegenteil dazu Teilnehmer, die lustlos dasitzen, keine Ideen einbringen und damit den Workshop einfach nicht in Schwung kommen lassen. Dabei ist das Verhalten der Teilnehmer oft nur ein Spiegelbild der Moderation: Leise Stimme, Abwenden des Kopfes vom Publikum, zu lange Wartezeiten etwa beim Beschreiben eines Post-its. Oder aber ein zu hoher eigener Redeanteil, geschlossene Fragestellungen und ein zu sehr präsentationsartiger Moderationsstil - Der kreative Freigeist, den wir von unseren Teilnehmern erwarten, wird dadurch zerstört. Nutzen Sie Redepausen, eine divergierende Intonation und Ihre physische Präsenz gezielt als stilistische Instrumente der Moderation. Einen Workshop-Erfolg erzielen Sie nur, wenn Ihr Team zwar angeleitet wird, aber trotzdem eigenständig eine gemeinsame Lösung entwickelt. Also lieber den Redeanteil kontrollieren und Denkanstöße zur weiteren Diskussion unter den Teilnehmern geben! Es gilt: Wer fragt, der führt.

Cross-funktional lösen! Kollegen aus benachbarten Abteilungen werden gerne als „Störfaktor“ für das Workshopklima interpretiert. Außerdem kann der Abteilungsleiter auf die Ressourcen fremder Abteilungen oft nicht problemlos zugreifen. Daher werden abteilungsfremde Kollegen erst gar nicht zum Workshop eingeladen. Wir verstehen das - die Moderation wird so um einiges leichter und die Aktionsliste steht schneller fest. Verantwortlichkeiten werden dann aber wohlmöglich Personen zugeteilt, die gar nicht am Workshop teilnehmen und in den Schnittstellenbereichen liegen. Hier sind Konflikte vorprogrammiert und die Transformation ist zum Scheitern verurteilt. Auch wenn es am Anfang schwieriger ist, setzen Sie unbedingt auf cross-funktionale Lösungen! Die richtige Moderationsführung sowie die gemeinsame Zieldefinition des Kaizens senken das potentielle Level der Reaktanz!

Konflikten konstruktiv begegnen! „Spezielle“ und „schwierige“ Kollegen aus den eigenen Reihen werden ebenfalls gerne außen vor gelassen. Verständlich ist das, denn sie sind anstrengend und fordern den Moderator heraus. Die Mehrheit der Manager versucht daher, dem Konflikt aus dem Weg zu gehen anstatt diesen offensiv zu bewältigen. Nur kann diese Strategie niemals zielführend sein. Nutzen Sie doch viel mehr die Dynamik der Gruppe und lassen Sie Konflikte offen diskutieren. Durch Ihre direkte Ansprache und Moderation können die Probleme nicht mehr unter den Tisch gekehrt werden. Unsere Erfahrung ist, dass diese vermeintlichen Störenfriede sich als wahre Ideen-Juwele entpuppen!

Sichtbar machen! Das beste Workshop-Ergebnis nützt nichts, wenn Chef und Betriebsrat nicht in den Kaizen-Prozess eingebunden werden und das Gesamtergebnis absegnen. Auch minimale Investitionen werden sonst nämlich schnell abgelehnt, obwohl sie die Effizienz um einiges steigern könnten. Laden Sie also beide Parteien zur Workshop-Eröffnung und -Schließung ein und stellen Sie öffentlich die Ziele und Ergebnisse vor! So gestaltet sich die Umsetzungsphase um einiges leichter.

Übung macht den Meister! Nicht alles kann vom ersten Workshop an perfekt laufen. Wenn mal ein Schritt vergessen wird - kein Problem. Sprechen Sie Ihr Versäumnis ganz offen an! Ein bisschen Menschlichkeit des Moderators kann dem allgemeinen Workshop-Klima nicht schaden.

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