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Prozessplan

Überblick

Ein Prozessplan (Process Map) gibt grafisch die einzelnen Schritte eines Prozesses wieder. 

 

Konzept

Ein Prozess besteht immer aus einem Anfang und einem Ende. Im Rahmen der Erstellung eines Prozessplans werden die einzelnen Schritte detailgetreu aufgenommen und grafisch in einer Gesamtübersicht veranschaulicht. Dies geschieht in der Regel mit gängigen Software-Produkten wie zum Beispiel Microsoft Visio. Aufmals reichen für einfache Prozesse die Produkte von Microsoft Office bereits aus. Alternativ kann auch auf eine händische Lösung zurückgegriffen werden, die gerade im Rahmen von Prozess-Workshops oftmals aufgrund der Anschaulichkeit die bessere Lösung darstellt.

Viel wichtiger als das verwendete Hilfsmittel selbst ist die genaue Vorgehensweise bei der Erstellung. Oftmals weichen die Prozesse in der Realität stark von dem ab, was in irgendwelchen Projektdokumentationen beschrieben wird. Daher ist ein Prozessplan immer anhand einer Befragung und Vor-Ort-Begehung durchzuführen. Verlassen Sie sich nie auf irgendwelche vorhandenen Unterlagen. Diese können höchstens für eine Abweichungsanalyse interessant sein. 

Wichtig ist auch die Darstellung der jeweils verantwortlichen Abteilung. Hierzu werden alle beteiligten Abteilungen jeweils in einer Zeile aufgelistet. Sprünge zwischen den einzelnen Abteilungen lassen sich später so einfacher erkennen.

Des Weiteren gibt es einige standardisierte Darstellungsarten, auf die zurückgegriffen werden kann. So werden Entscheidungsfelder mit einer Raute dargestellt, Prozessschritte hingegen mit einem Rechteck.

 

Mehrwert

Ein Prozessplan ermöglicht den Überblick über einen Prozess, wie er tatsächlich stattfindet. In den meisten Fällen weicht die Realität deutlich von der Dokumentation oder vom dem ab, wie Manager vorher dachten, dass der Prozess stattfindet. Daher ist es durchaus sinnvoll, diese Übung im Zeitraum von ein bis zwei Jahren regelmäßig zu wiederholen. Zumal auch deshalb, weil der Prozessplan die Grundlage für eine wirkungsvolle Prozessanalyse ist.

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