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Prozessanalyse

Überblick

Eine Prozessanalyse zeigt Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten eines Prozesses auf. Gerade bei häufig wiederkehrenden Prozessen über verschiedene Schnittstellen hinweg, lassen sich Verbesserungen mit einem hohen Potential erzielen. Sei es anhand niedrigerer Kosten, besserer Qualität, geringeren Durchlaufzeiten oder einer höheren Ausbringsmenge.

 

Konzept

In der praktischen Durchführung können Prozessanalysen auf verschiedenste Art und Weise durchgeführt werden. So haben sich folgende Methoden bewährt: DILOs, Prozesspläne, Videoanalysen, Vor-Ort-Begehungen oder Kaizen-Workshops. Falls Sie planen, eine Prozessanalyse anhand der vorhandenen Prozessdokumentationen vorzunehmen: Vergessen Sie es! Diese stimmen in den seltensten Fällen mit der Realität überein und sind meist nicht das Papier wert auf dem sie gedruckt sind.

Im Rahmen der Operational Excellence - Philosophie wird immer der Kunde mit seinen individuellen Anforderungen an den Anfang gesetzt. Daher sucht die Prozessanalyse auch nach den "Moments of truth", den Momenten der Wahrheit. Weil der Kunde in der Regel nicht den kompletten Abwicklungsprozess seines Auftrags sehen kann, liegt eine klassische Informationsasymetrie vor. Deshalb wird meist von den sichtbaren Stellen des Prozesses auf die gesamte Qualität dahinter geschlossen. Nehmen wir doch nur mal einen Telefonanbieter. Da mögen Netzabdeckung und Preis noch so gut sein, wenn die Störungshotline ständig nicht erreichbar ist, schließt man häufig auf einen insgesamt qualitativ schlechten Anbieter.

Weiterer Untersuchungspunkt sind mögliche Brüche im Prozess. Meist ist mehr als nur eine Abteilung an der Leistungserbringung beteiligt. Gerade zwischen den einzelnen Abteilungen kommt es schnell zu Lücken oder Fehlern im Prozessablauf. Dieses Problem wird dann gerne mangelnder Kommunikation zugeschrieben und anschließend mit Teambildungsmaßnahme bekämpft. Dabei kann nur eine saubere Prozessanalyse die tieferliegenden Ursachen aufzeigen und Lösungsansätze entwickeln. 

Der wichtigste und entscheidenste Punkt für eine gelungen Prozessanalyse ist aber die Untersuchung anhand von Muda, Mura und Muri. Hierbei geht um das Aufdecken von möglichen Verschwendungen, nicht genau ausgetakteten Teilprozesskapazitäten und Überbelastungen der Ressourcen. Gerade die dabei erfolgte Kategorisierung in wertschöpfende und nicht wertschöpfende Prozessschritte hilft enorm beim Aufdecken von Potentialen.

Ein weiteres Plus für den Erfolg von Prozessanalysen ist deren Durchführung mit unabhängigen Moderatoren, da diese als Experten und Schiedsrichter die Einhaltung der Methode sicherstellen, um zu verhindern, dass Partikularinteressen bei den anstehenden Optimierungen die Oberhand gewinnen. Außerdem bringt eine externe Moderation frischen Wind in die oftmals eingefahrenen internen Abläufe. Zitat: "Das haben wir immer schon so gemacht."

 

Mehrwert

Prozessanalysen sind die Basis für ein erfolgreiches Wirtschaften. Eigentlich sollten diese im Rahmen einer kontinuierlichen Verbesserung auch kontinuierlich durchgeführt werden, um Anforderungsänderungen der Kunden an das Prozessergebnis gerecht werden zu können. Überlegen Sie doch einfach mal, wie oft Sie Aktionen im Alltag durchführen, die man vielleicht auch anders, einfacher oder gar nicht machen könnte. Über das Jahr gerechnet ergibt sich eine ganze Menge an zusätzlichen Aufgaben. Wenn man mal einmal im Jahr sich zwei Tage aus dem Alltag herausnimmt, um im Rahmen eines Kaizen-Workshops den Teppich hochzuheben und auch dort zu kehren, ist über das Jahr gerechnet oft schon viel erreicht.

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Seminarvorschläge

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Mit dem Seminar "Operational Excellence im produzierenden Mittelstand" bieten wir Ihnen eine erste Einführung in die Welt von Lean Management, Six Sigma und Supply Chain Management.
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