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Projektmanagement

Überblick

Das Projektmanagement ist die Lehre von der Konzeption, Auswahl, Durchführung und Evaluation von Projekten. Dabei haben Projekte im Idealfall immer einen Anfang und ein Ende, eine klar abgegrenzte Zielsetzung und ein Gruppe von Projektmitgliedern mit meist komplementären Kompetenzen.

 

Konzept

Projektauswahl:
Der erste Schritt ist das Sammeln von möglichen Projektideen. Jeder dieser Vorschläge wird grob definiert und mit Aufwand, Kosten und Potentialen bewertet. Aus den verschiedenen Projektvorschlägen werden dann anhand qualitativer und quantitativer Bewertungskriterien die durchzuführenden Projekte ausgesucht.

Projektdefinition:
Der zweite Schritt ist die genaue und penible Abgrenzung des Projekts. Was ist noch Teil der Projektaufgabe und was nicht mehr? Wenn hier nicht sauber abgegrenzt wird, kommt es mit Sicherheit später zu Reibungsverlusten. Auch sollte an dieser Stelle die Zielsetzung schriftlich fixiert und möglichst von allen relevanten Entscheidern gegengezeichnet werden.

Projektteam:
Das zur Durchführung benötigte Projektteam sollte im Idealfall aus Mitarbeitern mit komplementären Kompetenzen und aus verschiedenen Bereichen zusammen gesetzt werden. Ein häufiger Fehler sind große Projektteams von mehr als sechs oder sieben Personen. Die Idee dahinter ist, dass man dann alle notwendigen Stakeholder mit ins Projekt einbindet. Die Konsequenz in der Realität bei 20 Teammitgliedern ist aber, dass anschließend keiner mehr irgendetwas macht und der Projektleiter sein einziger Mitarbeiter selbst ist.

Stakeholder:
Binden Sie die wichtigsten Personen früh in das Projekt mit ein. Dies wird sehr gerne vernachlässigt. Persönliche Gespräche und eine schriftliche Dokumentation sind die beste Variante. Vielfach wird sich einfach nur auf Intranet und Newsletter verlassen. Der Projektleiter hat die Bringschuld und nicht die Organisation. Häufig wird auf Kritik, Skepsis oder eine abweichende Meinung durch die Organisation mit dem Eskalationspfad reagiert und versucht, den vermeindlichen "Gegner" politisch kalt zu stellen. Gute Projektleiter nehmen die Bedenken ernst und reflektieren zunächst sich selbst. Eine offene und ehrliche Kommunikation kann Wunder bewirken.

Umsetzung:
Haben Sie alle vorherigen Punkte sauber durchgeführt, wird das Projekt bereits an dieser Stelle mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Selbstläufer. Nichtsdestotrotz helfen hier einige Werkzeuge wie ein Regelmeeting mit den verantwortlichen Entscheidern, eine Aktionsliste für das Team, eine Regelkommunikation mit den wichtigsten Stakeholdern, Trainings für die Mitarbeiter oder das Action Learning - Konzept den Erfolg weiter zu steigern.

Evalution:
Projekte sollten immer anhand von Kennzahlen - also auf Basis von Zahlen, Daten und Fakten - gesteuert werden. Bei größeren Projekten ist auch eine Messsystemanalyse im Vorfeld ratsam. So lässt sich schnell und jederzeit der aktuelle Projekterfolg abmessen.

Lessons Learned:
Mit Erreichen des zeitlichen Projektendes sollte man sich als Team, möglichst moderiert durch einen team-externen Dritten, zusammen setzen und kritisch Gründe für Erfolge und Niederlagen erörtern, um daraus Lehren für das kommende Projekt zu ziehen.

Projektdokumentation:
Immer wieder gerne vergessen. Die Dokumentation sollte die wesentlichen Faktoren und Rahmendaten des Projekts beinhalten. Dies geschieht auch unter dem Aspekt möglicherweise in Zukunft wechselnder Mitarbeiter. Daher sollte die Projektdokumentation möglichst selbsterklärend sein.

Projektübergabe:
Was geschieht mit den Ergebnissen, wenn das Team wieder aufgelöst wird? Dies ist als letztes zu klären. Daher macht eine saubere Projektübergabe zum Beispiel an den Prozessverantwortlichen Sinn.

 

Mehrwert

Theorie und Werkzeuge hinter dem Projektmanagement sind trivial, auch wenn es die Projektziele selbst nicht sein mögen. Mittlerweile haben sich eine ganze Reihe von Standards und Zertifizierungen rund um das Projektmanagement gebildet, die vor allem den Arbeitsaufwand des Projektmanagements selbst enorm in die Höhe treiben. Dennoch scheitern weiterhin eine hohe Prozentzahl von Projekten. 

Das bedeutet nicht, dass ein ordentliches Projektmanagement keinen Mehrwert liefert. Es darf nur nicht zum Selbstzweck verkommen. Daher propagieren wir für kleinere Projekte einen einfachen, unkomplizierten Ansatz mit überschaubaren Werkzeugen. Der Fokus sollte vor allem auf der Umsetzungskompetenz liegen. Für komplexere Projekte eignet sich erfahrungsgemäß auch der Six Sigma DMAIC- bzw. DFSS-Prozess, da er durch seine Struktur und Stringenz sicherstellt, dass jeder notwendige Schritt auch unternommen wird.

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