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Projektabschluss

Überblick

Häufig kommt es im Projektmanagement vor, dass Projekte endlos weiter laufen oder dass keine Konsequenzen aus Projekterkenntnissen gezogen werden. Vielfach sind die Aufgaben auch noch nicht alle abgearbeitet, weshalb dann gerne noch eine Monitoringphase angeschlossen wird. Dies kann jahrelange Arbeitskreise zur Folge haben, in denen man sich zwar trifft, weil man das Projekt ja irgendwie noch nicht abschließen möchte, es aber trotzdem zu keinen weiteren nennenswerten Maßnahmen kommt. 

Hier kann ein offizieller Projektabschluss vorbeugen.

 

Konzept

Der Projektabschluss sollte wenigstens folgende Element enthalten:

  • Abschließende Erfolgsanalyse
  • Abschlussbericht und Dokumentation
  • Erfolgsabnahme durch die verantwortlichen Manager und Prozesseigner
  • Lessons Learned - Workshop mit Konsequenzen für das weitere Projektmanagement
  • Auflösung des Projektteams oder im Fall eines Erfolgsteams ggfs. ein Transfer auf eine andere Aufgabe

 

Mehrwert

Der Klassiker im Projektmanagement ist die zähe Anlaufphase. Sobald die Organisation sukzessive das Projekt akzeptiert und unterstützt, ist dies wie Fahren auf der linken Spur der Autobahn. Sie müssen von der Höchstgeschwindigkeit runter und die Ausfahrt erwischen. Erfahrungsgemäß tun sich Organisation hiermit mindestens genauso schwer wie mit der Beschleunigung. Dies zieht viele fatale Folgen nach sich: 

- jahrelange Arbeitskreise ohne Mehrwert durch konkrete Aktionen ("Schön, dass wir uns mal getroffen haben.")

- Bindung von nicht wertschöpfenden Ressourcen

- kein Lernen der Organisation aus begangenen Projektfehlern

- kein Abschluss von notwendigen Maßnahmen, weil die Organisation lernt, dass diese auch noch bis nach Projektende aufgeschoben werden können

- fehlende Anerkennung von Projekterfolgen, was zu sinkender Akzeptanz des Projektmanagements allgemein führt

- ungenaue Dokumentationen, die zum Beispiel bei einem Personalwechsel anschließend durch Dritte nicht mehr nachvollziehbar sind, wodurch man wieder vor derselben Herausforderung steht

Dadurch ist ein sauberer Projektabschluss ein Muss. Leider wird diesem Werkzeug zu selten die notwendige Beachtung geschenkt, wodurch die Nachhaltigkeit der Projekterfolge sinken kann.

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