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OCAP

Überblick

Der Out of Control Action Plan (OCAP) wird zur Sicherung der Nachhaltigkeit eingesetzt und ist unter anderem Teil der Six Sigma Control - Phase. Der OCAP stellt einen Notfallplan dar, der einen klaren Ablauf bei außer Kontrolle geratenen Prozessen darstellt. Es gibt somit fest definierte Verfahrensbeschreibungen und Routinen für einen reibungslosen Ablauf in Ausnahmesituationen.

 

Konzept

Auf Basis von Regelkarten werden sowohl die Prozessinput- als auch -outputfaktoren kontinuierlich überwacht. Falls einer der zuvor definierten Parameter über die Kontrollgrenzen hinaus verläuft, greift der OCAP. Hierbei handelt es sich um einen Notfallplan, der mögliche Störungen und entsprechende Lösungen und Verantwortlichkeiten bereits vorab definiert. In Form einer Checkliste mit Wenn-Dann-Bedingungen werden mögliche Lösungen abgearbeitet. Dies findet so lange statt, bis sich der Prozess wieder in den definierten Parametern bewegt. Hierbei kommt es ganz entscheidend auf eine vorherige saubere Arbeit in der Analyse-Phase an. Denn nur wenn alle signifikanten Einflussfaktoren (rote Xe) identifiziert und beherrschbar gemacht wurden, kann der OCAP seine volle Wirkung entfalten. Sollte nämlich trotz OCAP keine Besserung einsetzen, so ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass ein oder mehrere signifikante Einflussfaktoren (rote Xe) nicht entdeckt und beschrieben wurden. 

Beispiel: Defekte Lampe

Eine Lampe leuchtet nicht, weshalb sich der Prozess "Leuchten" außerhalb der zuvor definierten Prozessgrenzen befindet. Mögliche Ursachen könnten in der Reihenfolge der Häufigkeit gemäß dem Pareto-Prinzip sein: Defekte Glühbirne, Sicherung rausgesprungen, Glühbirnenfassung defekt, Stromkabel defekt, Stromausfall. Nun greift der OCAP. Dort steht beschrieben, wer zunächst die Glühbirne auf Funktionstüchtigkeit überprüft. Ist die Birne defekt, so ist peinlich genau im OCAP hinterlegt, wer die Glühbirne wie zu ersetzen hat. Sollte die Glühbirne keine Störung aufweisen, geht man den OCAP entlang zum nächsten Punkt: der rausgesprungenen Sicherung. Dies wird für alle möglichen Einflussfaktoren fortgeführt.

 

Mehrwert

In vielen Prozessen sind klar definierte Standardprozeduren und Notfallpläne bereits Teil des täglichen Geschäfts. Allzu häufig wird immer noch eine fehlende Nachhaltigkeit von Projekten bemängelt. Kaum ist das Projekt beendet, so ist alles wieder beim Alten. Neben anderen Lösungsmethoden ist ein OCAP hier ein sehr wirksames Werkzeug zum Gegensteuerung. Man muss sich nur mal einmal die Arbeit machen, die möglichen Störquellen zu identifizieren, in eine Struktur zu bringen und dann klare Handlungsanweisungen zu definieren.

Gerade in Notfallsituation setzen schnell Hektik und Aktionismus ein. Hier sorgt der OCAP für Klarheit. Auch weil man den OCAP als Basis für regelmäßige Schulungen nutzen kann. Dies erhöht die Prozessfähigkeit ganz entscheidend. Übrigens gilt dies so wie für die meisten Werkzeuge aus Operational Excellence auch für die Produktion von Dienstleistungen.

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