Wichtig für Wirksamkeit ist eine Balance, denn ihre unterschiedlichen Ebenen bedingen sich gegenseitig.
Eine hohe persönliche Wirksamkeit in einer unwirksamen Organisation wird nur wenig verbesserte Ergebnisse erzeugen. Das schwächste Glied in der Wirksamkeitskette einer Organisation entscheidet wesentlich über die Fähigkeit des gesamten Unternehmens, gute Ergebnisse zu erzielen.
Persönliche Ebene
Für die Steigerung der persönlichen Wirksamkeit bieten sich eine Vielzahl von Stellhebeln an. Der Fokus liegt dabei zuerst auf der eigenen Zeit und deren Verwendung. Zeit ist die wertvollste und wichtigste Ressource für jeden Menschen in einem Unternehmen. Mit Blick auf die Entwicklungen in der Gesellschaft und Wirtschaft steht künftig ein schrumpfendes Potential an menschlicher Arbeitszeit und passenden Kompetenzen zur Verfügung; Zeit wird künftig noch wertvoller sein, als sie es heute schon ist. Jeder Einzelne kann in einem bestimmten Rahmen seinen Zeiteinsatz steuern und hat damit einen Einfluss darauf, welche Wirksamkeit aus seinem Zeiteinsatz entsteht.
Zeit ist die wertvollste und wichtigste Ressource für jeden Menschen in einem Unternehmen.
Beim Einsatz der eigenen Zeit verdienen zwei Faktoren besondere Beachtung. Zuerst ist nach Zeitverschwendung zu suchen und diese dann zu eliminieren. Wer viel Zeit in Besprechungen verbringt und aufmerksam reflektiert, ob jede Besprechung mit einem verwertbaren Ergebnis endet, wird alleine hier viel persönliches Optimierungspotential finden. Schon einfache Spielregeln helfen, unnötigen Zeiteinsatz für und in Meetings zu minimieren. Wer für jedes Meeting festlegt und in der Einladung mitteilt, welches Ergebnis erreicht werden soll, ermöglicht allen potentiellen Teilnehmern eine Entscheidung, ob eine eigene Teilnahme sinnvoll ist. Wer umgekehrt zur Bedingung für eine Teilnahme an einer Besprechung ebendiese Klärung der gewünschten Ergebnisse macht, wird damit entscheidungsfähig.
Besprechungen dauern meist länger, als es für das Erreichen des gewünschten Ergebnisses notwendig ist. Timeboxing, also eine bewusste Verknappung der Zeit für ein Meeting, ist ein gutes Mittel zur Fokussierung aller Teilnehmer in Besprechungen. Auch ist nicht grundsätzlich die eigene Anwesenheit in der gesamten Besprechung notwendig; ein weiterer Hebel für die Entlastung des eigenen Zeitbudgets.
Klarheit über Ziele und Aufgaben führt zum bestmögliche Maß an Ergebnis je Zeiteinsatz.
Die zweite Perspektive der persönlichen Wirksamkeit liegt in der Fokussierung auf die gewünschten Ergebnisse. Um das bestmögliche Maß an Ergebnis je Zeiteinsatz zu erreichen, bringen schon wenige Verhaltensmuster eine erhebliche Verbesserung. Das wichtigste davon ist, nach einer hohen Klarheit über die Ziele und Aufgaben zu streben. Dies vermeidet unnötige Mehrarbeit oder Irrwege in der Bearbeitung. Dafür notwendig ist eine genaue Klärung der Themen, die nicht zu bearbeiten oder zu liefern sind. Rückfragen und Auftragsklärungen mit dem Auftraggeber bis zu dem Punkt, an dem Aufgabe und der eigene Beitrag dazu eindeutig klar sind, sind das probate Mittel dazu. Noch scheuen sich die meisten Menschen, so lange zu fragen, bis die erforderliche Klarheit tatsächlich hergestellt ist. Gezielte Rückkommunikation bei der Vergabe von Aufträgen im Unternehmen, bei der das Gehörte mit eigenen Worten noch einmal erklärt wird, stellt jedoch eine hohe Sicherheit für passgenaue und damit effiziente Auftragsbearbeitung sicher. Verschwendung von Zeit durch unnötige Arbeiten oder falsche Ergebnisfokussierung wird damit deutlich reduziert.
Teamebene
Schon durch die Teamentwicklung und die Steuerung der Aufgaben der einzelnen Teammitglieder entscheiden Führungskräfte wesentlich darüber, wie hoch die Wirksamkeit des Teams sein wird. Denn die Wirksamkeit von Teams steigt stark an, sobald die Teammitglieder und deren verfügbare Ressourcen klug unter einer gesamtheitlichen Betrachtung eingesetzt werden. Dazu gilt es, auf die jeweiligen persönlichen Stärken und Kompetenzen zu achten und diese zu nutzen. Außerdem bedarf es einer zielgerichteten und bedarfsgerechten Weiterentwicklung aller Mitglieder des Teams.
Die Wirksamkeit von Teams liegt in der klugen Nutzung der persönlichen Stärken der einzelnen Teammitglieder und in der gezielten Entwicklung notwendiger Kompetenzen.
Ein weiterer Hebel für hohe Wirksamkeit aus der Führung heraus ist, dass Teams ausreichend lange und konzentriert an einem Thema arbeiten können. Insbesondere bei Arbeiten am System, also der Gestaltung und Optimierung von Prozessen, oder bei Innovationsaktivitäten, reduziert jede Unterbrechung die Wirksamkeit stark. Trennung der operativen Aufgaben von eher taktischen Aufgaben und Verteilung auf verschiedene Teammitglieder sind einfache und probate Mittel hierfür. Auch geschützte Räume, in denen Teammitglieder zumindest temporär ungestört und konzentriert arbeiten können, sind eine Management-Option zur Steigerung der Wirksamkeit.
Organisationsebene
Strukturen, Prozesse und die verfügbaren Kompetenzen im Unternehmen üben einen erheblichen Einfluss auf die Wirksamkeit der gesamten Organisation aus. Der Einfluss dieser obersten Ebene der Wirksamkeitsstruktur wird häufig unterschätzt. Sowohl die strategische Ebene, hier die Klarheit und sinnvolle Kaskadierung der Unternehmensziele, als auch die taktische Ebene mit der Bereitstellung der notwendigen Kompetenzen und Mittel sind erhebliche Einflussgrößen für die Wirksamkeit.
Klare und gut kaskadierte Ziele geben allen im Unternehmen die notwendige Orientierung und stellen sicher, dass keine Irrwege durch unnötige Projekte oder Aktivitäten gegangen werden.
Etablierte Werkzeuge wie der Hoshin-Kanri-Prozess zur Strategieentwicklung und die Überleitung der Strategie in umsetzbare Arbeitspakete für die Belegschaft bieten dazu ein gutes methodisches Fundament.
Von gleich großer Bedeutung für die Wirksamkeit ist das taktische Management, also die Bereitstellung der erforderlichen Kompetenzen und Ressourcen. Einen guten methodischen Ansatz bietet hier das engpassorientierte Management. Darin verfügt das Unternehmen über die Fähigkeit, mindestens akut, besser noch vorausschauend die bestehenden ungedeckten Anforderungen an Kompetenzen und Ressourcen sicher zu entdecken und permanent nachzusteuern. Jedes Projekt, jede Transformation kann nur so schnell und wirksam vorankommen, wie es das schwächste Glied der Kette erlaubt.
Fazit
Die genannten Ansätze sind nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten, auf allen drei Ebenen der Wirksamkeit das eigene Unternehmen methodisch erfolgreich zu optimieren. Die Grundideen zur Steigerung der Wirksamkeit folgen allesamt der Logik der Operational Excellence. Die Wirksamkeit in einer Organisation ist aber gleichsam eine Frage des Mindsets und der Kultur im Unternehmen. Beides lässt sich durch Erleben und sichtbare Erfolge voranbringen und entwickeln. Der methodische und systemische Excellence-Ansatz bietet Unternehmen dabei einen erprobten und sicheren Ansatz, die eigene Wirksamkeit nachhaltig zu steigern.